eFileCabinet este pur și simplu una dintre cele mai bune platforme software de gestionare a documentelor din jur. eFileCabinet oferă control granular asupra securității, partajării fișierelor, versionării și multe altele. Funcțiile AI vă ajută să vă clasificați automat fișierele, iar recunoașterea optică a caracterelor vă permite să căutați orice date din fișierele scanate. Singurul dezavantaj al eFileCabinet este că poate fi scump, mai ales dacă aveți mulți utilizatori sau aveți nevoie de programe de completare pentru integrare.
În analiza noastră eFileCabinet, vă vom ajuta să decideți dacă această platformă de gestionare a documentelor este potrivită pentru afacerea dvs.
- Cel mai bun software de gestionare a documentelor
Planuri și prețuri
eFileCabinet oferă trei opțiuni de stabilire a prețurilor. Planul Advantage costă 55 USD pe utilizator pe lună dacă este facturat anual și include 1 TB de stocare împreună cu toate caracteristicile esențiale ale eFileCabinet. Cu toate acestea, sunteți limitat la ceea ce puteți cumpăra, astfel încât eFileCabinet nu este foarte extensibil cu planul Advantage.
Planul de afaceri costă 99 USD per utilizator pe lună dacă este facturat anual și include 5 TB de stocare pentru afacerea dvs. Acest plan include previzualizări și integrări ale documentelor side-by-side cu Microsoft OneDrive și Google Drive. De asemenea, vă permite să achiziționați programe de completare pentru integrarea Salesforce, conectare simplă, fluxuri de lucru automatizate și integrare prin e-mail.
Planul nelimitat costă 199 USD per utilizator pe lună facturat anual. Acest plan include toate suplimentele eFileCabinet, plus stocarea nelimitată a documentelor.
Caracteristici
eFileCabinet este dotat cu funcții care îi ajută pe angajați să partajeze fișiere, să gestioneze documente și să eficientizeze fluxurile de lucru.
Unul dintre cele mai bune lucruri despre eFileCabinet este cât de simplu face schimbul de fișiere. Cu acest software, puteți partaja instantaneu fișiere cu oricine, în interiorul sau în afara organizației dvs. Nu există nicio limită a numărului de utilizatori invitați pe care îi puteți lucra la documente din contul dvs., indiferent de planul dvs. În plus, aveți control asupra permisiunilor de editare și puteți opta pentru primirea notificărilor pentru descărcarea unui fișier partajat.
În special, eFileCabinet vă permite, de asemenea, să solicitați fișiere de la alți utilizatori sau invitați. Atunci când efectuați o solicitare de fișier, puteți crea mai multe câmpuri pentru documente și puteți decide dacă acestea sunt obligatorii sau opționale. De asemenea, puteți preseta locația de încărcare a fișierelor, astfel încât acestea să fie încărcate automat în dosarul în care aparțin.
Unul dintre modurile prin care eFileCabinet vă ajută să vă mențineți afacerea organizată este cu șabloanele de dosare. Cu șabloanele de foldere, puteți crea directoare standardizate cu foldere predenumite. De exemplu, puteți construi un șablon în care un folder părinte conține 12 subdirectoare, fiecare cu numele unei luni individuale.
Avantajul acestui sistem este că fiecare fișier pe care îl creați sau îl primiți are o casă. În plus, este ușor să standardizați structurile de dosare pentru toți angajații din afacerea dvs. Acest lucru facilitează partajarea și localizarea fișierelor și elimină confuzia potențială care vine de la fiecare angajat care își creează propriul sistem de înregistrare.
Utilizatorii Business și Unlimited au acces la fluxuri de lucru de documente automate, care este un mod puternic de a vă simplifica afacerea. O aplicație pe care eFileCabinet o evidențiază este de a denumi și de a înregistra automat un document primit pe baza prezenței anumitor cuvinte cheie în documentul însuși. De asemenea, puteți utiliza fluxurile de lucru pentru a împărți câmpurile formularului în subcategorii care pot fi căutate, ceea ce face căutările dvs. de documente și mai puternice.
Interfață și în utilizare
Platforma web a eFileCabinet este, în general, foarte ușor de navigat, cu un design cu trei panouri care vă permite să vizualizați întregul director de dosare, fișierele dintr-un folder selectat și o previzualizare a unui fișier individual. Există, de asemenea, o bară de căutare pentru căutări rapide de documente și un panou de favorite pentru acces ușor la cele mai utilizate foldere.
Cu toate acestea, merită menționat faptul că nu puteți edita documente în eFileCabinet. Acest lucru este puțin dezamăgitor, mai ales când trebuie doar să faceți modificări simple unui document sau formular Word. Acestea fiind spuse, puteți salva versiuni de fișiere nelimitate, ceea ce este plăcut pentru lucrul la proiecte cu multe revizuiri.
eFileCabinet oferă, de asemenea, aplicații mobile pentru iOS și Android. Un lucru notabil despre aplicațiile mobile este că vă permit să faceți fotografii cu orice document pe hârtie și să le încărcați instantaneu în cloud eFileCabinet.
A sustine
eFileCabinet oferă asistență prin telefon, e-mail și chat live de la 7 dimineața până la 6 pm Ora de munte, de luni până vineri. Puteți achiziționa asistență telefonică 24/7 ca supliment suplimentar opțional (numai preț prin ofertă). eFileCabinet are, de asemenea, o bază de cunoștințe online care include ghiduri de utilizare foarte detaliate pentru majoritatea caracteristicilor cheie ale software-ului.
Securitate
eFileCabinet vă găzduiește documentele în cloud și ia în serios securitatea. Toate fișierele sunt criptate în repaus, iar conexiunea dvs. la cloud este criptată cu SSL. Autentificarea cu doi factori în timpul conectării este, de asemenea, o caracteristică standard.
În plus, administratorii au o cantitate semnificativă de control asupra software-ului. Puteți seta cerințele de complexitate a parolei, puteți opta pentru listarea albă a adresei IP sau puteți limita timpul de conectare. Administratorii au, de asemenea, acces la jurnalele de activitate complete pentru toți utilizatorii.
Singura caracteristică de securitate pe care am ratat-o a fost posibilitatea de a seta limite de descărcare pentru fișierele partajate. eFileCabinet oferă, de asemenea, linkuri URL cu acces rapid la documente, care, deși sunt convenabile, nu sunt foarte sigure.
Competitia
Există multe lucruri care să vă placă la eFileCabinet. Dar dacă nu are caracteristicile sau integrările de care are nevoie afacerea dvs., luați în considerare Dokmee sau DocuWare. Dokmee este conceput pentru întreprinderi, iar automatizarea fluxului de lucru este standard. DocuWare oferă instrumente mobile suplimentare și caracteristici de conformitate, împreună cu 500 de opțiuni de integrare. Ambele platforme oferă prețuri numai prin ofertă, dar se așteaptă ca acestea să fie mai scumpe decât eFileCabinet pentru întreprinderile mijlocii.
Verdict final
eFileCabinet este un software puternic de gestionare a documentelor cu o mulțime de caracteristici bune pentru întreprinderile mici și mijlocii. Platforma face mai ușoară standardizarea organizării fișierelor în întreaga companie și organizarea automată a fișierelor folosind fluxuri de lucru bazate pe AI. De asemenea, are un suport robust pentru partajarea de fișiere și guvernare. Deși eFileCabinet este scump, gradul în care vă poate eficientiza afacerea poate merita costul.
- Ghidul nostru pentru cel mai bun software de gestionare a documentelor
