A trăi într-o lume virtuală chiar acum nu trebuie să fie atât de limitat. Deși este adevărat că mulți dintre noi ne autoizolăm și intrăm în lucru folosind un laptop de afaceri și un chat Zoom, există modalități de a organiza un eveniment virtual pentru o întâlnire de afaceri, o conferință video, o demonstrație de produs sau chiar o deplină activitate. petrecere de lansare. În calitate de lideri de afaceri, nu trebuie să ne întrebăm dacă oamenii vor renunța la eveniment sau chiar vor evita participarea, deoarece există opțiuni mai bune.
Din fericire, multe dintre principiile și conceptele dintr-un eveniment real în persoană se aplică în continuare organizării unui eveniment virtual - chiar până la gustări, cafea și timpul de cunoaștere. Este o idee bună să imitați un eveniment real cât mai mult posibil pentru a ajuta oamenii să se simtă confortabil și să participe și, de asemenea, să rămână cu evenimentul și să nu renunțe brusc.
Deși pot exista câteva obstacole tehnice, este totuși posibil să te angajezi cu masele într-un mod eficient și productiv și care să ducă la același nivel de succes. Cea mai importantă parte a acestui fapt este intenționată - realizarea faptului că oamenii sunt îngrijorați și stresați de pandemia mondială și că au multe lucruri care concurează pentru atenția lor. Când există o abordare simplificată a evenimentului, o comunicare consecventă și avantaje suplimentare implicate, veți descoperi că oamenii sunt la fel de interesați și captivi.
1. Comunică despre ce să te aștepți
Unul dintre cei mai importanți pași pentru orice eveniment este transferul din lumea reală. Cu cât poți comunica mai mult despre ce să te aștepți - folosind o agendă, un site web cu mai multe detalii, e-mailuri cu actualizări despre program și fotografii ale celor care vorbesc - cu atât mai bine. Acest lucru atinge nevoia umană de bază de a fi „în cunoștință” despre orice eveniment.
De asemenea, îi ajută pe participanți să știe dacă evenimentul va fi extrem de structurat și merită, chiar dacă este „necesar” pentru ei. (Evitați greșeala de a crede că un eveniment necesar va garanta automat succesul.) Un eveniment virtual este deja împiedicat de faptul că un participant ar putea avea un smartphone așezat lângă ei sau chiar un televizor de acasă și o consolă de jocuri video. Dacă știu că vor exista discuții detaliate și luarea deciziilor implicate, vor lăsa telefonul deoparte.
2. Folosiți caracteristicile evenimentului Facebook
Există ceva aproape magic în ceea ce privește utilizarea funcțiilor evenimentului Facebook. Pentru început, într-un mediu virtual în care toată lumea se află pe un laptop și folosește Zoom pentru a participa, caracteristicile evenimentului de pe rețelele de socializare sunt aur pur. Acestea fac ca totul să pară mai oficial. Cu toate acestea, caracteristicile evenimentului fac, de asemenea, mult mai mult decât atât.
Deoarece suntem cu toții distrăși în aceste zile, cu mai multe opțiuni în ceea ce privește modul în care ne conectăm, funcțiile evenimentului vor trimite notificări ca memento-uri și vor urmări cine participă efectiv și cine renunță. Aceste date vă pot ajuta la fiecare întâlnire. Odată ce ați organizat un eveniment, puteți urmări succesul și contactați cei care au renunțat direct. Și, nu subestimați valoarea presiunii colegilor. Caracteristicile evenimentului arată potențialii participanți care au acceptat să participe la eveniment.
3. Planificați o discuție improvizată
O altă lecție învățată din evenimentele din lumea reală este aceea de a permite discuții improvizate. Există tentația de a trece imediat la afaceri, de a sări direct în agendă. Evitați acest scenariu. Din nou, vorbim despre oameni distrasați care participă la un laptop. Cei mai mulți dintre noi avem nevoie de o perioadă de timp pentru a ne adapta la ciudățenia participării la un eveniment virtual și ne place să îi cunoaștem pe cei care participă într-un mod nestructurat.
Alocați cel puțin 10 minute sau mai mult pentru ca oamenii să ajungă din urmă, să discute despre vreme și chiar să devieze probleme personale. Nimănui nu-i place să participe la o întâlnire în care există o agendă rece și sterilă și un singur cap principal de vorbire. Chiar și în lumea reală, acestea sunt evenimente pe care oamenii le ignoră imediat ce încep.
4. Faceți de trei ori mai multă promovare
Pentru a vă asigura că un eveniment virtual este un succes, este important să le reamintiți participanților de mai multe ori. Să presupunem că oamenii sunt extrem de distrășiți, deci va trebui să promovați evenimentul de trei ori mai mult sau mai mult. Aceasta ar putea include trimiterea de e-mailuri, mesaje text, mesaje de chat pe rețelele sociale și alte invitații dincolo de ceea ce ați face în mod normal. Înțelegerea modului în care oamenii folosesc comunicarea digitală - adică derulează rapid lucrurile trecute - înseamnă că va trebui să comunicați excesiv cu ei și să încercați să le atrageți interesul și atenția.
Un sfat aici este urmărirea succesului tuturor invitațiilor pentru fiecare eveniment. Dacă trimiteți e-mailuri, asigurați-vă că utilizați un instrument care poate urmări dacă potențialii participanți au deschis și citit mesajul. Dacă postați pe rețelele de socializare, urmăriți like-urile și partajările. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți intenționat cu privire la cât de des comunicați despre eveniment și ce a funcționat sau nu în trecut.
5. Încurajează timpul gustării și al cafelei
Ghici ce? Unul dintre motivele pentru care participăm la întâlniri reale în persoană este gustările gratuite. Este natura umană. Într-un cadru virtual, acest lucru poate fi provocator, dar nu imposibil. Dacă decideți să organizați o întâlnire a companiei în câteva săptămâni și doriți să participe toată lumea, încercați să oferiți stimulente similare. De exemplu, pe site-ul de gestionare a evenimentelor EventBrite, puteți crea o pagină de înregistrare pentru angajații dvs. Dacă îl completează și fac clic pe opțiunile corecte în timpul înscrierii, oferiți un cod promoțional pentru o livrare gratuită UberEats sau un bagel gratuit la un local local - livrat pentru întâlnire.
Să presupunem că intenționați să lansați un nou produs - trimiteți fiecărui participant un cod gratuit pentru o cafea la Starbucks pe care o pot folosi pentru întâlnire. Acest concept ar putea părea vechi, iar angajații sau participanții ar putea folosi codul și nu vor participa la întâlnire, dar cel puțin este o încercare de a imita un stimulent din lumea reală care funcționează de fapt.
- Pentru conferințe profesionale, consultați cele mai bune telefoane de conferință.
