S-au depus multe eforturi în echipele Microsoft, întrucât compania o consideră componenta critică a funcționalității lor de grup, permițând utilizatorilor să-și combine eforturile printr-un hub central de comunicații sigur.
Pentru a atinge acest obiectiv, Teams preia patru funcții esențiale de afaceri și le combină într-o singură platformă unificată. Acestea includ mesageria, coordonarea întâlnirilor, apelurile vocale și / sau video și, în cele din urmă, se integrează în Microsoft Office 365 alături de alte instrumente critice pentru afaceri pe care le utilizați pentru a vă susține afacerea.
Prin urmare, puteți comunica cu persoane sau grupuri, puteți coordona întâlnirile și activitățile, puteți avea o evidență a tuturor comunicărilor și puteți colabora la documente, în cadrul fluxului de lucru Teams.
Să începem cu echipele și să parcurgem exact modul în care îl folosiți.
- S-ar putea să discutați pe unul dintre cele mai bune laptopuri din 2022-2023
1. Lansați echipe
Echipele pot fi utilizate pe un computer direct dintr-un browser, pe dispozitive mobile (Android și iOS) sau prin intermediul aplicațiilor desktop pentru PC și Mac.
Dar pentru acest tutorial, vom folosi versiunea browserului. Deoarece conține aceeași funcționalitate și aspect ca și aplicația instalabilă.
Pentru a folosi echipele, accesați această locație web https://teams.microsoft.com/start
Aici vă va invita să „Înscrieți-vă gratuit” și singura limitare este că trebuie fie să aveți deja, fie să creați în acest moment, un cont Microsoft.
Dacă utilizați deja versiunea comercială a Microsoft Office 365, ar trebui să vedeți și Teams ca una dintre aplicațiile standard din spațiul de lucru Office.
După ce ați furnizat un cont Microsoft și o parolă, vi se cere să spuneți în ce mediu veți folosi echipele cu opțiunile posibile la o școală, cu prietenii și familia sau într-o afacere. Fiecare opțiune personalizează ușor echipele în funcție de aceste profiluri, dar tehnologia de bază este aceeași.
Pentru acest exercițiu, am ales opțiunea „Pentru muncă” ca prestabilită.
Cu un cont în loc și echipele configurate pentru modul în care îl veți folosi, versiunea web vă va oferi o aplicație desktop, dacă una este disponibilă pentru sistemul de operare de pe computer. Nu este necesar să instalați acest lucru, dar unii utilizatori sunt mai fericiți cu aplicațiile instalabile care nu depind de browser.
Primul nostru loc de muncă este să ne creăm prima echipă. Să facem asta acum.
2. Creați o echipă
Structura de bază a echipelor este, în mod previzibil, „echipa”.
Pentru a crea sau a vă alătura unei echipe, faceți clic pe secțiunea Echipă din bara laterală, apoi etichetați în partea stângă jos a aplicației, unde scrie „Alăturați-vă sau creați o echipă”. Dacă există deja echipe publice, le veți vedea pe cele prezentate pentru a face clic, sau puteți introduce un cod pentru a vă alătura unei echipe private.
În exemplul nostru, niciuna dintre acestea nu este încă disponibilă. Avem doar opțiunea „Creați o echipă”.
Pentru acele companii care au deja grupuri Office 365, acestea pot fi utilizate ca o modalitate rapidă de a crea o echipă cu membri atașați, dar vom crea una de la zero, selectând acea opțiune din prima intrare.
Apoi, veți decide dacă echipa este publică, privată sau la nivel de organizație. Oricine se poate alătura unei echipe publice, privat este numai pentru invitații, iar la nivel de organizație adaugă automat pe toată lumea din companie.
Apoi, veți decide cum va fi numită echipa, îi veți da o descriere și veți confirma ce tip este. Dacă aveți o echipă privată despre care decideți ulterior să fie publică sau la nivel de organizație, atunci, în calitate de creator al echipei, o puteți schimba ulterior, dacă doriți.
Dar, pentru ca echipele să fie utile, trebuie să conțină mai mult decât numele și detaliile dvs., are nevoie de cele ale celorlalți membri ai echipei. Să le adăugăm pe cele următoare.
3. Adăugarea membrilor echipei
Există numeroase modalități de a adăuga persoane la echipe, dar cea mai simplă este să le trimiteți un link de e-mail care să le înscrie după ce fac clic pe el. Sau, puteți adăuga pur și simplu adresa lor de e-mail direct în echipe.
De asemenea, puteți importa nume și adrese de e-mail din alte aplicații care dețin aceste date, cum ar fi Outlook, People sau un alt depozit de contacte.
Odată ce o echipă are persoane asociate cu aceasta, atunci aceasta va apărea pe lista Echipei și îi puteți examina membrii și orice activitate.
În mod implicit, are doar un singur subiect de discuție „General”. În echipe, aceste subsecțiuni ale unei echipe se numesc canale și acum vom adăuga una dintre acestea și vom începe o conversație.
4. Adăugați un canal
Informațiile necesare pentru un canal sunt ca o echipă. Are un titlu, o descriere și puteți spune dacă este standard sau privat. Ultima opțiune este foarte utilă dacă doriți să introduceți o conversație privată cu un alt membru al echipei, dar evitați ca alții să o vadă.
Odată creat canalul, puteți adăuga postări, încărca fișiere și interacționa cu alții din echipă.
Am creat un canal numit „Aventuri de vacanță”, apoi am adăugat câteva pagini web și o scurtă postare despre canal. Fiecare membru cu acces la acel canal poate fi alertat dacă sunt postate conținuturi noi și puteți face referire și la persoanele din postări plasând un @ și apoi numele acestora.
5. Canalizați conversațiile
A vorbi într-un canal nu este ca un chat normal în care ceea ce se spune este exclusiv între două părți, este mai mult ca o discuție puternică purtată într-un birou în plan deschis.
În exemplul nostru, membru al echipei Zen vorbește cu Mark, mesajul este trimis lui Mark, dar toți ceilalți pot vedea conversația. Deși, numai Mark primește o alertă că este punctul central al unui comentariu. Această abordare permite mai multor persoane să fie alertate printr-un mesaj, iar toată lumea să fie conștientă de ceea ce s-a spus, dacă au echipele deschise sau dacă sunt activate alertele.
Interesant este faptul că, chiar dacă nu ești menționat, poți totuși să răspunzi la o postare a unui canal, poate să spui „Mark a ieșit pentru ziua respectivă, poate ți-a uitat întâlnirea?”.
6. Timp de chat video
În partea de jos a panoului din partea dreaptă este o linie de pictograme care permit conversațiilor să aibă conținut mai bogat decât doar cuvinte și, alături de acestea, pictograma cea mai importantă din Meet.
Asemănător unei camere video, pictograma are eticheta „Întâlnește-te acum”, dacă treci cursorul deasupra ei și inițiază în mod implicit o întâlnire cu videoclip.
După ce ați făcut clic pe acesta, vi se va oferi opțiunea de a dezactiva videoclipul, dacă preferați, și de a acorda întâlnirii un subiect. După ce ați făcut aceste alegeri, puteți face clic pe „Întâlniți acum” și puteți începe întâlnirea, chiar dacă în acel moment sunteți singurul care participă.
Odată cu întâlnirea în desfășurare, ar trebui să vă puteți vedea și să vedeți și un mic panou de control care vă permite să dezactivați sunetul, să dezactivați videoclipul, să distribuiți fișiere celor care participă, să arătați chatul și să vedeți și cine participă.
De asemenea, vă puteți partaja desktopul sau puteți utiliza o funcționalitate de tablă albă pentru a adnota o imagine sau o prezentare despre care ați putea discuta.
7. Gestionarea canalelor
Dacă vă alăturați unui canal și, din orice motiv, decideți că nu conține nimic relevant pentru dvs., atunci puteți șterge canalul. Dar, rețineți, toate conversațiile, înregistrările întâlnirilor și orice altceva de-a face cu acel canal vor fi șterse și vă răzgândiți și îl recuperați.
Singura excepție de șters este că orice fișier atașat va fi păstrat pe Sharepoint, chiar și după ce canalul a fost eliminat.
Evident, dacă ștergeți un canal creat pentru o întâlnire care nu s-a întâmplat sau un proiect care nu a început niciodată, atunci este în regulă. Dar aveți grijă la eliminarea canalelor de care ați putea avea nevoie la un moment dat, chiar dacă nu este imediat.
8. Adăugarea mai multor funcționalități
Versiunea echipelor pe care le-am prezentat este funcționalitatea de bază a acestui produs, dar puteți adăuga tot felul de caracteristici și integrări echipelor în funcție de produsele pe care le utilizați la locul de muncă.
Un bun exemplu al acestei extensibilități este că multe companii vor rula Office 365 cu un calendar bazat pe cloud, iar cele care o vor vedea vor vedea o pictogramă suplimentară în stânga „Întâlniri”. Acest lucru permite programarea întâlnirilor în viitor și ține pe toată lumea informat dacă parul este mutat sau ulterior anulat.
Microsoft Teams oferă, de asemenea, conexiuni la o gamă largă de produse de afaceri terță parte, cum ar fi KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote și multe altele. Dacă sunteți serios cu privire la utilizarea echipelor, merită să discutați cu oamenii din domeniul IT despre funcționalitatea suplimentară pe care o puteți activa cu Microsoft Teams.
- Cele mai bune browsere din 2022-2023: cele mai rapide și mai sigure modalități de a ajunge online