Cel mai bun software de gestionare a documentelor din 2022-2023: sisteme DMS pentru gestionarea fișierelor

Cel mai bun software de gestionare a documentelor (DMS) facilitează și eficientă gestionarea fișierelor dvs., atât online, cât și offline.

Cel mai bun software de gestionare a documentelor

Faceți clic pe linkurile de mai jos pentru a accesa site-ul web al furnizorului:

1. Templafy

2. Fișiere M

3. DocuWare

4. MasterControl

5. XaitPorter

Gestionarea documentelor devine din ce în ce mai importantă pe măsură ce conceptul de birou fără hârtie devine o realitate de zi cu zi, în special odată cu creșterea serviciilor de stocare în cloud.

Acest lucru înseamnă că, în loc să trebuiască să păstreze hârtia în dulapuri de fișiere stricte, documentele pot fi acum stocate în siguranță online. Cu toate acestea, nu este vorba doar de arhivarea informațiilor, ci de simplificarea întregului proces de gestionare a documentelor, acoperirea tuturor, de la șabloane de marcă, îmbunătățirea fluxurilor de lucru, lucrul cu instrumente de colaborare, precum și posibilitatea de a sorta informații uneori tehnice. Și aceasta se află în partea de sus a sarcinilor generale de editare și gestionare a documentelor.

Un bun software de gestionare a documentelor (DMS) trebuie, de asemenea, să poată lucra cu diferite tipuri de fișiere digitale, nu doar din software-ul de birou, ci și aplicații pentru luarea de note, planuri tehnice, imagini și desene și orice altceva pe care ți l-ai putea imagina imprimând anterior pe hârtie, inclusiv din formate de fișiere vechi. În aceste zile, acesta va răspunde, de asemenea, pentru proiectarea de software pentru documente.

Cu toate acestea, o mulțime de furnizori și contractori se vor ocupa în continuare de hârtie, astfel încât orice DMS trebuie să aibă o soluție de scanare a documentelor, care funcționează adesea ca independent sau ca parte a unui pachet software de scanare OCR, astfel încât orice astfel de facturi pe hârtie, chitanțe sau altele documentele pot fi scanate astfel încât o copie digitală să poată fi arhivată în timp ce versiunea pe hârtie este reciclată.

Biroul fără hârtii a venit mult timp, dar în cele din urmă este aici pentru cei care vor să-l îmbrățișeze. Iată apoi cele mai bune soluții software de gestionare a documentelor.

Am prezentat cele mai bune alternative la Microsoft Office.

1. Templafy

O soluție de gestionare a documentelor all-in-one

Interfață ușor de utilizatCaracteristici extinseAplicații pentru mobilVerificări automate de conformitate

Templafy este unul dintre cele mai bune instrumente de gestionare a documentelor. Sistemul își propune să integreze zilnic apartamente de birou și soluții esențiale utilizate de companii.

Dacă există un lucru care poate fi frustrant, trebuie să creați documente de marcă utilizând diferite programe. Acest lucru poate deveni consumator de timp și fragmentat, dar Templafy poate ajuta. Cu acesta, puteți crea o serie de fișiere în sistem și le puteți gestiona dintr-un singur flux.

Software-ul este compatibil cu o serie de dispozitive și folosește cloud-ul pentru a vă permite să accesați toate documentele dvs. de pe computere, tablete și smartphone-uri. Există, de asemenea, verificări automate de conformitate și puteți oferi feedback cu ușurință și angajaților.

Pentru o ofertă de preț este necesar contactul și, în mod surprinzător, costul exact depinde de numărul de utilizatori, funcții și programe de completare alese.

2. Fișiere M

Software de documente care detectează duplicarea

Integrări la îndemânăAplicații pentru mobilAlerte document

Când vine vorba de gestionarea documentelor, M-Files își propune să îmbunătățească fluxurile de lucru interne și să asigure că informațiile importante sunt păstrate în siguranță în orice moment. Clienții săi includ multe corporații mari, cum ar fi Comcast și Yokohama.

Există un singur seif pentru o mulțime de fișiere și le puteți găsi cu ușurință în funcție de client, proiect, dată, stare sau alte criterii. Software-ul își propune să evite duplicarea - este destul de obișnuit să ajungi cu două copii ale aceluiași raport sau, eventual, cu mai multe.

M-Files vă va avertiza dacă un document a fost salvat de două ori prin analizarea numelor și a datelor proiectului. Obțineți și câteva integrări excelente, inclusiv Microsoft Office și Salesforce CRM.

Există o perioadă de încercare gratuită disponibilă, dar prețurile nu sunt stipulate pe site, deci trebuie să luați legătura pentru o ofertă.

3. DocuWare

Organizarea documentelor se mută în cloud

Acoperă o gamă completă de sarcini de documentareStocare bazată pe cloudSuport mobilPreț ascuns

Docuware adoptă o abordare bazată pe cloud pentru gestionarea documentelor. Integra stocarea în cloud și automatizarea de birou pentru a crea un loc de muncă digital. Această abordare fără hârtie a întregului spectru de sarcini de birou este un alt exemplu de transformare digitală care conduce multe procese în aceste zile.

Docuware oferă servicii pentru a crea un „flux de lucru în cloud” atunci când vine vorba de documente. Permite achiziționarea de servicii la scară mică, după cum este necesar, apoi, pe măsură ce sunt create scenarii de utilizare și se asigură fiabilitatea, serviciul poate fi extins pentru o implementare mai mare.

De asemenea, sunt oferite aplicații mobile care se pot integra în acest flux de lucru, facilitând astfel scanarea chitanțelor din mers, aprobarea facturilor pentru plăți rapide și semnarea formularelor direct pe dispozitiv.

În timp ce Docuware oferă o demonstrație și o perioadă de încercare gratuită, prețul, desigur, depinde de serviciile alese, necesitând astfel potențialul cumpărător să ia legătura pentru o ofertă personalizată.

Încercare gratuită

Actualizare: Docuware oferă acum o încercare gratuită în parteneriat cu. Faceți clic aici acum pentru a revendica. Vedeți oferta

4. MasterControl

DMS s-a axat pe conformitate

Mobil optimizatSprijinit de autorități de reglementareStandarde globale

În cadrul marilor organizații, există adesea procese și reglementări puse în aplicare pentru a se asigura că documentele sunt conforme și respectă orientările companiei. Dar când aveți o mulțime de fișiere, poate fi greu să respectați astfel de reguli.

Software-ul MasterControl Document Control, utilizat de unele dintre cele mai mari organisme de reglementare din lume, este un software de gestionare a documentelor care se adresează reglementărilor și standardelor complexe din întreaga lume. Acesta are ca scop reducerea costurilor de conformitate și creșterea eficienței interne.

Sistemul automatizează pe deplin rutarea, livrarea, escaladarea și aprobarea documentelor vitale. De asemenea, are o arhivă centralizată și sigură, unde puteți stoca și căuta fișiere de afaceri.

Nu există nicio indicație de încercare gratuită, iar prețurile necesită contactarea companiei pentru o ofertă.

5. XaitPorter

Colaborare bazată pe cloud la cel mai bun nivel

Complet optimizat pentru cloudFuncții de colaborare inteligentăIntegrare Salesforce

Dacă sunteți în căutarea unei soluții cloud pentru crearea de documente, atunci ar trebui să verificați cu siguranță XaitPorter.

Lucrul minunat al acestui sistem este că este extrem de flexibil. Puteți colabora și lucra simultan la documente cu colegii și puteți partaja cu ușurință feedback reciproc. De asemenea, gestionează toate aspectele fluxului de lucru, deci nu trebuie să vă faceți griji cu privire la formatare, numerotare și aspect.

XaitPorter are și câteva trucuri utile pe frontul integrărilor. Software-ul poate funcționa cu Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText și Dropbox. Și este utilizat în prezent de peste 45.000 de firme din întreaga lume.

Deși există o demonstrație disponibilă, nu există o perioadă de încercare gratuită, iar prețurile necesită contactarea pentru o ofertă.

Alte platforme DMS de luat în considerare

Deși există o serie de platforme dedicate pentru birou și documente, am putea menționa, nu în ultimul rând Office 365, LibreOffice și Adobe Document Cloud, acestea sunt mai concentrate pe crearea de documente și gestionarea acestora, mai degrabă decât gestionarea și stocarea documentelor din mai multe surse și formate. Prin urmare, vom continua această listă prezentând câteva dintre celelalte soluții DMS demne de luat în considerare:

Samepage este puțin diferit de managementul documentelor standard, deoarece este mai mult despre crearea unui singur punct focal pentru toate instrumentele de comunicații, proiecte și partajare a documentelor. Scopul este de a simplifica totul într-o singură aplicație, spre deosebire de a avea mai multe aplicații software pentru sarcini diferite. Interfața este simplă și ușor de utilizat, cu o colaborare integrată în inima acesteia. În acest sens, face din Samepage o soluție potențial flexibilă pentru a acoperi nevoile multiple.

Dokmee se face publicitate ca o soluție de gestionare a conținutului pentru întreprinderi, pentru a organiza, securiza și gestiona fișiere. Acesta acceptă o serie de formate de documente și oferă, de asemenea, imagini de documente și captare de date ca parte a serviciului său. Totul poate fi indexat inteligent folosind AI, cu fișiere ștampilate automat pentru indexare, precum și rutare bazată pe reguli pentru a facilita stocarea și arhivarea, ceea ce se face prin găzduire securizată în cloud. Așa cum era de așteptat, colaborarea este acceptată, cu permisiuni și opțiuni de audit disponibile pentru o gestionare mai ușoară a fișierelor.

eFileCabinet este o soluție software de gestionare a documentelor care utilizează automatizarea inteligentă pentru a organiza, denumi și stoca fișiere în funcție de conținutul lor. Șabloanele sunt disponibile pentru a personaliza arborele folderelor de documente în întregul sistem. Permisiunile, expirarea fișierului / folderului și notificările pot fi, de asemenea, configurate pentru partajarea fișierelor și pentru trimiterea cererilor de fișiere, toate acestea făcându-se utilizând o adresă URL sigură. Regulile generale de accesibilitate pot fi, de asemenea, stabilite în conformitate cu politica companiei.

Abbyy sunt probabil cele mai renumite pentru cititorul de fișiere și serviciile de scanare, dar oferă și un serviciu digital de arhivare a documentelor care permite stocarea și utilizarea în siguranță a documentelor. Accesul poate fi urmărit și înregistrat, iar documentele existente pot fi refolosite și editate după cum este necesar pentru reeditare. Meta-cuvintele cheie pot fi aplicate pentru căutare ușoară pe lângă funcțiile normale de căutare și distribuite cu ușurință prin web sau e-mail, după cum este necesar. O posibilă limitare este că serviciile Abbyy sunt construite în principal pentru a stoca documente în format PDF.