Google Workspace conține unele dintre cele mai bune aplicații de productivitate din lume. Este posibil să fi învățat deja câteva sfaturi pentru economisirea timpului pentru a vă ajuta să scoateți mai multă valoare din acest software de birou. Totuși, ceea ce majoritatea utilizatorilor nu realizează este că Foi de calcul Google, Documente, Gmail și Formulare acceptă automatizarea fluxului de lucru aproape nelimitat. Acest lucru poate fi deosebit de valoros pentru întreprinderile mici și mijlocii, care petrec o cantitate semnificativă de timp lucrând prin sarcini de rutină, cum ar fi direcționarea comenzilor și evaluarea formularelor de solicitare.
În acest ghid, vom explica modul în care funcționează automatizarea fluxului de lucru în Google Workspace și vom evidenția câteva suplimente pe care le puteți utiliza pentru a crește puterea acestei suite de birou pentru afacerea dvs.
Ce sunt fluxurile de lucru în Google Workspace?
Transformarea datelor brute într-o formă pe care o poate folosi afacerea dvs. necesită timp. Dacă primiți o trimitere de contact dintr-un formular, este posibil să fie nevoie să fie convertită într-un format care poate fi citit de software-ul CRM. Dacă primiți o solicitare de comandă, este posibil să fie necesară împărțirea acestei cereri și trimiterea unor detalii diferite către diferite persoane din organizația dvs.
Din fericire, Google Workspace face posibilă automatizarea acestor transformări cu fluxuri de lucru ale documentelor. Aceste fluxuri de lucru vă permit să specificați secvența de pași pe care trebuie să le parcurgă datele și apoi să efectueze acel proces pentru dvs. În general, fluxurile de lucru ale documentelor sunt extrem de personalizabile, astfel încât să puteți asocia cu ușurință procesul de automatizare la nevoile afacerii dvs.
Puteți crea fluxuri de lucru automate pentru documente în majoritatea aplicațiilor Google Workspace, inclusiv Documente Google, Foi de calcul, Gmail și Formulare.
Cum se automatizează fluxul de lucru al documentelor: Scriptul aplicațiilor vs. programele de completare
În funcție de cât de complex este fluxul de lucru automat pe care trebuie să îl creați, puteți parcurge două rute diferite.
Cea mai ușoară modalitate de a genera fluxuri de lucru este de a utiliza un supliment construit în acest scop. Există sute de programe de completare pentru automatizare disponibile în magazinul web Google. Unele dintre acestea sunt gratuite, dar multe necesită o plată unică sau un abonament lunar. Dacă optați pentru un produs plătit, verificați dacă compania care îl realizează oferă asistență pentru clienți în cazul în care vă confruntați cu probleme.
Dacă doriți să creați automatizări complet personalizate gratuit, puteți utiliza Apps Script. Acesta este un mediu dezvoltator creat de Google pentru a permite oricui să creeze programe de completare pentru aplicațiile Google Workspace. De fapt, aproape toate suplimentele de automatizare cu plată pe care le veți găsi în magazinul web Google au fost create folosind Apps Script. Deși există o mulțime de resurse pentru a vă ajuta să începeți cu codificarea în Apps Script, configurarea chiar și a unei automatizări simple prin cod poate necesita mult timp.
Cum să accesați programe de completare pentru automatizare
Dacă doriți să răsfoiți programe de completare pentru Foi de calcul Google, Documente, Gmail sau Formulare, le puteți găsi în magazinul web Google. Cel mai simplu mod de a accesa magazinul web este să găsiți meniul Suplimente în oricare dintre aceste aplicații și apoi să faceți clic pe Obțineți suplimente. Aceasta va afișa o fereastră care este deja filtrată pentru a vă afișa numai programe de completare care funcționează cu aplicația Google Workspace pe care o utilizați în prezent.
Puteți instala orice supliment din magazinul web pur și simplu făcând clic pe butonul Instalare. Rețineți că suplimentele plătite vă pot solicita să cumpărați un abonament înainte de a putea începe să le utilizați.
Ce puteți face cu fluxurile de lucru ale documentelor?
Pentru a vă face o idee despre tipurile de sarcini pe care le puteți îndeplini cu fluxurile de lucru automate ale documentelor, să aruncăm o privire la câteva exemple. Vom folosi aplicații din magazinul web Google, dar rețineți că puteți crea multe dintre aceste fluxuri de lucru gratuit prin Apps Script.
De obicei, datele de afaceri sunt distribuite pe mai multe foi de calcul. Poate aveți date de vânzări granulare de la diferite departamente salvate în foi diferite. Sau este posibil să aveți informații despre clienți din diferite formulare de intrare salvate în documente separate.
Cu automatizarea fluxului de lucru, puteți combina cu ușurință date din mai multe foi de calcul într-un singur tabel master. Ne place să folosim SheetGo (începe de la 12 USD pe utilizator pe lună), deoarece face mai ușoară conectarea mai multor fișiere Foi de calcul Google. Chiar mai bine, SheetGo poate corela fișierele Excel și CSV și poate livra automat date din acele documente într-o foaie de calcul Google Sheets.
Ce este deosebit de frumos la acest supliment de automatizare este că se actualizează automat. SheetGo va verifica foile de calcul distribuite pentru date noi ori de câte ori doriți și va urmări modificările aduse documentului principal utilizând funcția istoric de editare din Foi de calcul Google.
Aprobările pentru solicitări de timp liber, rapoarte și alte procese interne fac parte integrantă din buna funcționare a majorității companiilor. Cu programe de completare precum Form Workflow Plus (începe de la 300 USD pe an), puteți conecta cu ușurință Google Forms la Foi de calcul pentru a urmări și gestiona cererile de aprobare.
Cu acest supliment, un manager trebuie pur și simplu să creeze un formular de solicitare în Formulare Google. Formularul respectiv este direcționat către aprobatorii desemnați atunci când este completat și toate datele sunt introduse într-o foaie de calcul. Foaia urmărește locul în care se află solicitarea în procesul de aprobare, împreună cu deciziile și comentariile aprobatorilor individuali.
Form Workflow Plus acceptă și rutare de aprobare în mai mulți pași, deci poate fi utilă pentru fluxuri de lucru mai complexe, cum ar fi rutare de comandă.
Deși există o mulțime de instrumente de marketing prin e-mail disponibile, puteți crea campanii de e-mail surprinzător de complete în Gmail utilizând un supliment cum ar fi încă o altă combinație de e-mail (gratuit de utilizat).
Cu această aplicație, introduceți adresele de e-mail ale tuturor celor pe care doriți să le trimiteți prin e-mail într-o foaie de calcul Foi de calcul. Apoi, puteți scrie mesajul dvs. în Gmail și puteți adăuga personalizare utilizând codul încorporat al aplicației.
Când sunteți gata să trimiteți, reveniți la Foi de calcul și încă o combinație de corespondență vă va trimite e-mailul tuturor celor din lista dvs. Puteți urmări deschiderile de e-mail, clicurile și răspunsurile chiar din foaia de calcul.
Cea mai bună parte a acestui instrument este că puteți crea un număr nelimitat de foi de calcul pentru diferite campanii. În plus, deoarece folosești Foi de calcul, este ușor să extragi informațiile de contact pentru a-ți construi campania de marketing dintr-un CRM, Google Forms sau foi de calcul existente.
Foi de calcul pot fi surprinzător de eficiente pentru stabilirea sarcinilor și etapelor de proiect. În plus, utilizând un supliment cum ar fi ProjectSheet, puteți automatiza urmărirea progresului în foaia dvs. de calcul.
Acest supliment gratuit la îndemână calculează automat numărul de sarcini pe etapă și urmărește dacă fiecare sarcină este desemnată ca fiind completă, în curs sau nu începută. Pe baza acestuia, va afișa un procent de finalizare pentru fiecare etapă a proiectului.
În plus, ProjectSheet vă poate ajuta să identificați când un proiect este în întârziere. Suplimentul va evidenția automat o bară de progres pentru fiecare etapă verde, galbenă sau roșie, în funcție de faptul că sarcinile secundare sunt activate, aproape sau depășesc termenele limită stabilite.
Crearea unei aplicații pentru smartphone pentru afacerea dvs. este în mod normal un proces costisitor și care necesită timp, care necesită angajarea dezvoltatorilor de software dedicate. Dar, cu automatizarea fluxului de lucru, puteți crea o aplicație mobilă de bază chiar din Foi de calcul Google.
Pentru aceasta, vom trece la programul de completare AppSheet (începe de la 5 USD pe utilizator pe lună). Cu această aplicație, pur și simplu adăugați date într-o foaie de calcul Foi de calcul. Datele pot fi orice, de la inventarul magazinului pentru crearea unui magazin online mobil sau informațiile de contact ale angajaților pentru crearea unui director intern.
Conectați-vă foaia de calcul la AppSheet, apoi modificați proprietățile coloanelor de date după cum este necesar. Puteți subseta date și adăuga expresii personalizate pentru activități precum gestionarea inventarului. Când sunteți gata, puteți alege dintr-o varietate de șabloane de afișare predefinite pentru a decide cum vor apărea datele dvs. în noua aplicație.
Cea mai bună parte din toate acestea este că se integrează perfect cu celelalte fluxuri de lucru automatizate Google Workspace. Puteți configura AppSheet pentru a declanșa e-mailuri automate pe baza declanșatoarelor din aplicație sau pentru a adăuga date pe care utilizatorii le introduc într-o altă foaie de calcul Foi de calcul. În plus, AppSheet poate trimite rapoarte automate pe care le puteți importa cu ușurință în Foi de calcul.
rezumat
Automatizarea fluxurilor de lucru ale documentelor în Google Google Workspace vă poate economisi timp și bani companiei, precum și debloca noi funcții puternice. Deși este posibil să vă creați propriile fluxuri de lucru automate folosind Apps Script, veți găsi multe suplimente gratuite și plătite care acceptă automatizarea în magazinul web Google. Încercați câteva dintre aceste programe de completare prezentate astăzi pentru a vedea cum automatizarea fluxului de lucru poate ajuta orice proces de afaceri să se desfășoare mai ușor.
- Am prezentat cel mai bun software de gestionare a documentelor.