Cu atacurile cibernetice din ce în ce mai mari, cu toții trebuie să fim tot mai atenți la protejarea datelor noastre. Dacă conduceți o firmă fiscală, responsabilitatea protejării datelor contribuabililor clienților este, de asemenea, de o importanță capitală. În timpul sezonului de impozitare, riscurile sunt sporite și mai mult, deoarece întreprinderile și firmele fiscale împărtășesc informații pe măsură ce depun eforturi pentru depunerea taxelor.
Acest lucru este, în mod natural, de mare interes pentru infractorii cibernetici, cărora le-ar plăcea să aibă acces atât la datele firmei dvs. fiscale, cât și la informațiile deținute de clienți. Dacă reușesc să se infiltreze în aceste date ale contribuabililor, le pot folosi pentru a depune declarații fiscale frauduloase, precum și pentru a provoca serioase efecte asupra societății dvs. fiscale și a bazei de date a clienților.
Prin urmare, este crucial să ne asigurăm că atât persoanele fizice, cât și firmele fiscale au măsuri în vigoare pentru a ajuta la reducerea amenințării din partea criminalilor cibernetici. Pentru persoane fizice, un pachet de protecție împotriva furtului de identitate este o idee minunată.
Pentru întreprinderile din domeniul taxelor, pot fi luați câțiva pași, dintre care mulți sunt relativ simpli și nu implică altceva decât cantități liberale de bun simț. Cu toate acestea, pentru un set mai robust de măsuri preventive, veți dori să solicitați ajutorul unei soluții mai complete, opțiunile pentru care vom explora mai jos.
- Verificați cea mai bună protecție împotriva furtului de identitate
- Cel mai bun software de impozitare din prezent
- Aruncați o privire la cel mai bun software de contabilitate
Amenințări de piratare
Oricine poate fi victima criminalității cibernetice și asta nu include doar persoanele de acasă care depun declarații fiscale pe laptopurile, computerele sau smartphone-urile lor. Știrile sunt în mod regulat titluri despre încălcările de securitate ale companiilor mari, de multe ori, datele clienților fiind puse în pericol ca urmare. Ar putea fi doar o adresă de e-mail care se pierde, deși încălcările mai grave pot implica lucruri precum detaliile adresei, numerele cardului de credit și, mai rău, numerele de securitate socială fiind compromise.
Dacă conduceți o firmă fiscală, responsabilitatea este deci considerabilă, ceea ce înseamnă că trebuie să vă asigurați că aveți toate măsurile în vigoare pentru a proteja datele clienților. Există o documentație utilă oferită de IRS, care vă poate ajuta să descrieți responsabilitățile și garanțiile cheie care trebuie să existe pentru a combate această problemă. Este un ghid util care prezintă măsurile pe care firma dvs. fiscală trebuie să le ia.
Dacă compania dvs. se ocupă de o mulțime de lucrări de e-depunere atunci când vine vorba de declarații de impozit pe venitul personal, atunci aceasta este o lectură bună. Elaborarea unui plan de acțiune și a celor mai bune măsuri preventive pe care să le luați vor ajuta cu siguranță firma dvs. fiscală să securizeze datele clienților mai eficient.
Software de securitate
Oricât de bun ar fi software-ul de securitate, există infractori cibernetici care par să fie capabili să rămână cu un pas înaintea jocului. Cu toate acestea, dacă conduceți o firmă fiscală, atunci nu ignorați amenințarea și nu vă deranjați deloc cu software-ul de securitate nu este o idee grozavă. Dacă investiți în software antivirus și firewall, veți fi cu siguranță într-un loc mai bun decât să nu aveți deloc nimic.
Pachetele de securitate bazate pe abonament sunt, de asemenea, actualizate în mod constant, ceea ce înseamnă că orice amenințări noi sunt oprite, sperăm, înainte ca infractorii cibernetici să poată avea acces la datele clientului. Având la dispoziție cât mai multe obstacole pentru a opri criminalii cibernetici și pentru a preveni fraudatorii furtului de identitate să obțină detalii despre clienți, care ar putea include numărul lor important de securitate socială, este vital, deci este prudent să alegeți cel mai bun disponibil.
În timp ce multe pachete de software și firewall de securitate se actualizează dinamic, merită să țineți cont de ceea ce face abonamentul dvs. De asemenea, asigurați-vă că opriți orice expirare, cum ar fi expirarea unui cont de abonament. În timp ce examinați configurarea software-ului de securitate, este, de asemenea, o mișcare înțeleaptă să aruncați o privire la obținerea unui software de criptare a unității mai bun, dacă nu aveți deja acest lucru în loc, pentru a acoperi alte baze din aranjamentele rețelei firmei dvs. fiscale.
Protejarea datelor
Dacă conduceți o firmă fiscală, este foarte probabil să aveți nevoie de o cantitate considerabilă de date stocate în cadrul companiei. Așa cum este adesea raportat frecvent, cazurile în care datele stocate sunt compromise sunt destul de obișnuite, multe sisteme fiind sparte de surse externe. Aceasta înseamnă că ar trebui să luați măsuri pentru a vă asigura că toate datele clientului dvs., precum și informațiile interne ale firmei fiscale, sunt criptate.
Din ce în ce mai mult, companiile folosesc numeroasele opțiuni oferite de servere externe și sisteme de backup bazate pe cloud. Multe dintre acestea au măsuri de securitate mult mai bune decât poate spera să aibă o afacere independentă. Merită să vă verificați opțiunile atunci când vine vorba despre unul dintre cele mai bune sisteme de backup bazate pe cloud, deoarece acestea sunt adesea surprinzător de accesibile.
Dacă treceți la o configurare bazată pe cloud, asigurați-vă că sunteți sensibil atunci când vine vorba de dezafectarea unităților vechi. Orice hardware care a fost utilizat în cadrul firmei dvs. fiscale va trebui șters; asigurați-vă că toate datele de pe unități au fost făcute în prealabil. În timp ce o bucată de hardware învechită, cum ar fi o unitate veche, nu ar putea părea prea interesantă pentru nimeni, criminalii cibernetici ar putea să o găsească extrem de utilă. Așadar, asigurați-vă că vă petreceți timpul făcând aceste unități vechi ilizibile.
Monitorizați mișcarea
Indiferent cât de mare sau mică ar fi firma dvs. fiscală, există o nevoie constantă de a monitoriza activitatea din conturile dvs. de client. Este vital să păstrați filele pe orice lucru care ar putea să nu pară sau să pară corect. Unul dintre cele mai utile ajutoare pentru a face acest lucru este prin utilizarea numărului de identificare a înregistrării electronice, sau EFIN, pe care IRS îl acordă persoanelor și firmelor care au fost aprobate ca furnizori autorizați de fișiere electronice de către serviciul de venituri interne.
Va trebui să protejați îndeaproape valoarea declarațiilor fiscale depuse în cadrul firmei dvs., care se poate face cu ajutorul EFIN. Acest lucru ar trebui să permită o monitorizare mult mai ușoară și să vă permită să identificați orice activitate de returnare frauduloasă, deoarece trebuie inclusă cu toate materialele electronice de returnare furnizate IRS.
Cu toate acestea, în timp ce sistemul pe care îl are IRS este bun, puteți ajuta cauza rămânând sârguincios și asigurându-vă că firma dvs. fiscală face tot posibilul pentru a proteja datele clienților. Căutați semne povestitoare ale activității frauduloase și amenințări ale criminalilor cibernetici, cum ar fi returnările respinse, notificările referitoare la returnările clienților care nu au fost încă depuse sau alte nereguli care ar putea și ar trebui să declanșeze acele clopote de alarmă.
Raportarea fraudei
Dacă întâlnești ceva nepotrivit sau descoperi ceva care este în mod flagrant fraudulos, atunci următorul pas este să acționezi cât mai repede posibil. În cazul încălcărilor legate de impozite, veți dori să luați legătura cu IRS imediat, făcându-i conștienți de detalii. Dacă utilizați serviciile altor companii pentru a vă proteja datele despre clienți, atunci veți dori, de asemenea, să le informați.
Cu toate acestea, în timp ce toate acestea se întâmplă, este, de asemenea, vital să vă amintiți despre protejarea informațiilor sensibile ale clientului dvs., deci asigurați-vă că nu împărtășiți nimic altcuiva decât IRS. Chiar dacă utilizați ajutorul unor profesioniști externi în domeniul IT și securitate, este totuși înțelept să păstrați cercul de persoane implicate în orice investigație cât mai redus posibil.
- Consultați rezumatul nostru pentru cea mai bună protecție împotriva furtului de identitate