Majoritatea companiilor și persoanelor fizice care creează și colaborează online folosind documente, foi de calcul și prezentări vor fi familiarizați cu Microsoft Office, dar mulți oameni nu sunt încă conștienți de numeroasele funcții de economisire a timpului încorporate în această suită de birouri puternică.
În acest articol, vom analiza 18 sfaturi pentru economisirea timpului pentru a vă ajuta pe dvs. și angajații dvs. să profitați la maximum de suita Microsoft Office, indiferent dacă utilizați Microsoft 365 sau Microsoft Office 2022-2023. Documentele, foile de calcul și prezentările vor arăta grozav și le veți realiza în jumătate din timp.
Folosite corect, aceste caracteristici ascunse pot spori semnificativ productivitatea angajaților, ajutându-vă să economisiți timp și bani și oferindu-le o experiență de lucru mai plăcută.
Dacă sunteți în căutarea unui mod mai ieftin de a crea documente bogate, foi de calcul puternice și prezentări atractive, consultați lista noastră de software de birou gratuit.
Cum să profitați la maximum de Microsoft Office: pregătire
Funcții noi sunt adăugate la Microsoft Office tot timpul, așa că asigurați-vă că aveți cea mai recentă versiune a software-ului. Dacă aveți un abonament Microsoft 365, vă puteți actualiza aplicațiile din aplicația Microsoft Autoupdate sau pur și simplu le permiteți să se actualizeze automat. În caz contrar, dacă ați achiziționat o versiune autonomă a Microsoft Office, trebuie doar să fiți conștienți de faptul că este posibil să trebuiască să faceți upgrade pentru a accesa unele dintre funcțiile enumerate mai jos.
Sfat 1: Salvați automat modificările cu OneDrive
OneDrive este serviciul de stocare în cloud Microsoft Office și este disponibil indiferent dacă aveți sau nu un abonament Microsoft 365. OneDrive nu numai că vă va permite să accesați toate fișierele oriunde și oricând, puteți conecta OneDrive la software-ul Microsoft Office pentru a profita de funcția de salvare automată.
Când este activată, modificările sunt actualizate în cloud în timp real. În plus, OneDrive stochează mai multe versiuni ale documentelor dvs., astfel încât să puteți compara cu ușurință și să reveniți la o versiune anterioară, după cum este necesar. Oricine a pierdut vreodată o muncă în valoare de o oră din cauza unei erori de computer sau a unei întreruperi de curent va ști ce economisire de timp este această caracteristică. Pentru a găsi versiuni mai vechi în Microsoft 365, faceți clic pe Fișier> Informații> Istoric versiuni.
Sfat 2: Aflați comenzile rapide la nivel de suită
Unul dintre cele mai mari avantaje pentru Microsoft Office este cât de consistentă este experiența utilizatorului în diferite aplicații. Aceasta înseamnă că majoritatea comenzilor rapide de la tastatură funcționează la fel în Word, Excel și PowerPoint. Învățarea acestor comenzi poate accelera foarte mult productivitatea. Ctrl + S (⌘S) pentru a salva, Ctrl + P (⌘P) pentru a imprima și comenzi și mai obscure, cum ar fi Ctrl + D (⌘D) pentru dialogul Font funcționează în întreaga suită.
Un sfat extraordinar de productivitate este de a oferi o listă de comenzi rapide obișnuite angajaților, care o pot face referire la nevoie până când devine a doua natură.
Sfat 3: Utilizați funcția Spune-mi (Word)
Funcția Spune-mi (ce vrei să faci) a fost adăugată la Microsoft Office 2016, dar odată ce ai învățat cum să o folosești, este o mână de Dumnezeu. Vrei să schimbi stilul? Tastați „Stil”. Decupați o fotografie? Tastați „Decupare”. Introduceți un tabel, adăugați un comentariu, modificați aspectul, actualizați designul, citiți text cu voce tare - aproape fiecare caracteristică Office poate fi accesată rapid și ușor prin acest meniu - în timp ce sugestiile inteligente facilitează găsirea a ceea ce căutați tastând doar unul sau două cuvinte.
Cu toate acestea, Microsoft 365 își actualizează constant setul de caracteristici și este posibil să nu fie prezent în versiunile mai recente.
Sfat 4: Partajați rapid documentele cu butonul Partajare
Butonul de partajare este situat în colțul din dreapta sus al aplicației și poate fi utilizat pentru partajarea rapidă a unui document prin OneDrive, e-mail, AirDrop (numai pentru Mac) și alte servicii terțe. În loc să vă deschideți clientul de e-mail, să căutați un fișier („Unde am salvat-o din nou?”), Trebuie doar să faceți clic pe butonul Partajare și să selectați destinatarii.
Sfatul 5: Găsiți și înlocuiți
Dacă trebuie să schimbați un cuvânt sau un grup de cuvinte în întregul document, puteți face acest lucru rapid cu funcția Găsiți și înlocuiți. Doar apăsați Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) și va apărea dialogul Găsiți și înlocuiți. Tastați textul pe care doriți să îl modificați în caseta Căutare, înlocuitorul în caseta Înlocuire și apăsați butonul Înlocuire. Office va căuta documentul și va face modificări după cum este necesar.
De asemenea, puteți înlocui cu nimic (lăsați câmpul Înlocuire necompletat) pentru a șterge mai multe instanțe ale unui cuvânt.
Sfat 6: Căutare și înlocuire avansată
Acest instrument puternic are mai mult decât pare. Făcând clic pe butonul din partea stângă jos a dialogului, puteți accesa caracteristici avansate pentru a modifica instantaneu stilul fontului, setările de paragraf și multe altele, pentru orice text de care aveți nevoie.
De exemplu, puteți găsi toate îndrăzneţ text și faceți fontul roșu, sau selectați tot textul într-o anumită limbă și faceți-l cursiv. Utilizați acest lucru oricând aveți nevoie pentru a face modificări ample stilurilor specifice de text.
Sfat 7: Modificați și utilizați stiluri pentru documente cu aspect minunat
Este surprinzător cât de mulți oameni folosesc Microsoft Office zilnic, dar totuși nu profită de Stiluri pentru a-și simplifica documentele și a accelera scrierea. Stilurile pot fi găsite sub fila Acasă și vă permit să aplicați setări de font predefinite din mers. De asemenea, puteți modifica aceste stiluri pentru a se potrivi nevoilor și documentului dvs. Stilurile se actualizează automat și atunci când schimbați teme, facilitând modificarea simplă a aspectului unui întreg document.
Sfatul 8: Copiați și lipiți mai multe articole cu Spike
Această funcție utilă vă permite să copiați mai multe articole și să le lipiți simultan. Doar selectați primul bloc de text, apăsați Ctrl + F3 sau ⌘F3, apoi treceți la următorul. De fiecare dată când apăsați Ctrl sau Comandă + F3, textul va fi stocat și așa mai departe. Când sunteți gata să lipiți totul, tastați Ctrl + Shift + F3 sau ⌘⇧F3. De asemenea, puteți tasta „spike” (minusculă) și apăsați Enter, iar textul salvat va rămâne în memorie pentru a fi folosit altă dată.
Sfat 9: Copiați și lipiți formatarea
Simplificați rapid formatarea pe blocuri de text apăsând Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) pentru a copia formatarea (stilul de font și paragraf, culori, aliniere etc.) și Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) pentru a lipi formatarea pe textul selectat.
Sfatul 10: Personalizați-vă panglicile Office
Dacă vă aflați frecvent în căutarea anumitor funcții din meniuri sau extensoare, nu ezitați să le adăugați în față și în centru în panglică. Puteți face acest lucru în Preferințe> Panglică și Bara de instrumente sau accesând Fișier> Opțiuni> Personalizare panglică. Ați putea fi surprins de gama imensă de funcții pe care le puteți adăuga la panglică pentru acces rapid. De asemenea, puteți ascunde panglica pentru a avea mai mult spațiu făcând clic o dată pe oricare filă deschisă, accesând Vizualizare> Panglică sau tastând Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Sfat 11: Faceți dublu clic pentru a selecta un paragraf
Majoritatea oamenilor știu că puteți face dublu clic pe un cuvânt pentru al selecta. De asemenea, puteți face triplu clic pe un cuvânt pentru a selecta întregul paragraf, ceea ce este foarte util pentru a vă deplasa în jurul unor bucăți mari de text atunci când editați.
Sfat 12: Ajustați corecția automată pentru a vă adapta
Este o plângere obișnuită că Microsoft Office modifică textul pe măsură ce tastați, chiar dacă sunteți sigur de ceea ce vreți să spuneți. Puteți ajusta aceste setări în Instrumente> Opțiuni de corectare automată. Puteți elimina orice vă deranjează sau puteți adăuga cuvinte pe care le tastați frecvent. Puteți adăuga chiar și simboluri, cum ar fi înlocuirea (c) cu ©.
Sfat 13: Comparați documentele unul lângă altul (numai pentru Windows)
Desigur, puteți doar să deschideți ferestre separate și să le așezați unul lângă altul, dar caracteristica Side-by-Side a Microsoft Office face un pas mai departe cu defilarea sincronizată, care este un economisitor de timp enorm atunci când se compară și se editează versiuni ale documentelor lungi.
Sfat 14: Vizualizați două părți diferite ale aceluiași document cu vizualizarea Split
Acesta este un instrument fantastic atunci când trebuie să faceți modificări într-o parte a documentului în timp ce faceți referire la o altă secțiune (atunci când scrieți o introducere sau o concluzie, de exemplu). Pur și simplu accesați panglica View și selectați Split View. Puteți derula la diferite secțiuni în fiecare fereastră în mod independent și puteți face modificări în oricare dintre ele.
Sfatul 15: Copiați și lipiți ca un profesionist
Aproape toată lumea știe cum să copieze și să lipească un bloc de text, dar știați că puteți lipi rapid text fără formatare sau ca imagine sau PDF direct în document? Tastați doar Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) și vi se va prezenta un dialog de opțiuni.
În Word, puteți utiliza acest dialog pentru a lipi text fără formatare, în timp ce în Excel, puteți lipi doar valori, formatare sau comentarii, totul cu excepția chenarelor și chiar adăugați, scădeți, înmulțiți și împărțiți sumele din mers.
Sfat 16: Personalizați meniul de comenzi rapide
Puteți adăuga funcții pe care le utilizați des în Bara de instrumente de acces rapid, în meniul de comenzi rapide al oricărei aplicații din partea de sus a documentului. În mod implicit, veți vedea comenzi precum Salvare, Tipărire și Anulare, dar puteți adăuga aproape orice aici. Doar faceți clic pe săgeata din dreapta pentru a adăuga comenzi pe măsură ce aveți nevoie de ele.
Sfat 17: Îmbinarea formelor (Powerpoint)
Puteți combina diferite forme simple pentru a face altele mai complexe, care vor arăta grozav în prezentările dvs. și nu aveți nevoie de un instrument fantezist precum Illustrator pentru ao face. Selectați doar formele pe care doriți să le îmbinați și faceți clic pe Îmbinare forme sub fila Format. Aceste forme îmbinate pot fi copiate și lipite în alte aplicații, cum ar fi Word.
Sfat 18: Utilizați formatarea condiționată pentru a forma dinamic celulele (Excel)
Formatarea condiționată vă permite să aplicați stiluri anumitor celule în funcție de valoarea sau conținutul acestora. De exemplu, poate doriți să faceți fiecare valoare pozitivă verde și fiecare valoare negativă roșie. Doar selectați celulele pe care doriți să le formatați, apoi utilizați fila Formatare condiționată din panglica Acasă. Există o mulțime de presetări sau puteți defini propriile reguli și ecuații.
rezumat
Microsoft Office este una dintre cele mai bune suite de birou disponibile, cu o mulțime de opțiuni puternice pentru a ajuta la eficientizarea muncii angajaților dvs. și la creșterea productivității. Încurajați membrii echipei să exploreze software-ul și să împărtășească activ sfaturi și trucuri între ei. Nu numai că este distractiv și interesant să descoperiți noi caracteristici, dar facilitează mult colaborarea și le permite angajaților să facă mai mult în mai puțin timp, în timp ce lucrează mai confortabil.
- Am prezentat cele mai bune oferte Microsoft Office.