Dacă căutați modalități de a vă îmbunătăți e-mailurile comerciale, nu sunteți singur. Profesioniștii se luptă în mod regulat cu scrierea de e-mailuri, citând claritatea, concizia și viteza ca obstacole majore.
Crearea e-mailului de afaceri perfect nu trebuie să fie complicată și cu siguranță nu aveți nevoie de un doctorat în literatură pentru a scrie e-mailuri clare și convingătoare. Câteva sfaturi și trucuri simple vă pot ajuta să comunicați mai eficient și să petreceți mai puțin timp făcând acest lucru.
Dacă nu ați făcut-o deja, asigurați-vă că aruncați o privire la lista noastră cu cele mai bune servicii de e-mail; toate aceste sfaturi vor fi mai ușor de implementat după ce ați găsit un client de e-mail care este confortabil și ușor de utilizat.
1. Folosiți formatarea textului în avantajul dvs.
Aproape toate e-mailurile moderne sunt trimise în HTML, ceea ce înseamnă că puteți utiliza formatarea pentru a adăuga accent sau pentru a oferi claritate. Utilizarea selectivă a îndrăzneţtextul subliniat și cursiv poate transmite importanță, urgență și relevanță.
Prin utilizarea formatării pentru a atrage atenția asupra conceptelor cheie, adresa dvs. de e-mail va fi mai ușor de citit, și transmite mai multe informații dintr-o privire. Având în vedere că lucrătorul mediu de birou primește mai mult de 80 de e-mailuri pe zi, acest lucru îl va ajuta pe al tău să iasă în evidență ca fiind clar și ușor de înțeles.
Nu folosiți niciodată MAJUSCURI pentru a sublinia un punct; oamenilor li se pare descurajant și chiar nepoliticos.
2. Adăugați hyperlinkuri ca un profesionist
Este destul de convenabil atunci când cineva menționează un document sau un site web și tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe cuvântul cheie în cauză pentru a verifica sursa pentru dvs. Hiperlinkurile sunt o modalitate excelentă de a face e-mailurile dvs. să pară mai profesionale și vor fi foarte apreciate de cititori.
Este, de asemenea, un alt motiv pentru care este important să optați pentru un program de e-mail bun, deși majoritatea celor bazate pe web astăzi, cum ar fi Gmail, pot gestiona legăturile foarte bine. Deși diferă de la aplicație la aplicație, Ctrl + K (Cmd + K pentru Mac) este o tastă rapidă aproape universală pentru adăugarea unui hyperlink. Dacă nu funcționează, verificați meniul Ajutor al aplicației pentru instrucțiuni.
3. Evitați fonturile neobișnuite sau neprofesionale
Da, acest lucru include comic sans. Când alegeți un font pentru e-mailurile dvs. profesionale, respectați clasicele. Arial și Calibri, de exemplu, sunt ambele ușor de citit, familiare imediat și bine adaptate pentru mediile de afaceri. De asemenea, utilizați același font pentru o lizibilitate maximă.
4. Faceți-vă timp pentru a crea o semnătură profesională
Unele companii vor avea îndrumări cu privire la ceea ce trebuie să includă (sau nu) în semnătura dvs., dar dacă nu, aveți spațiul liber pentru a vă construi o imagine profesională.
Adăugarea logo-ului companiei dvs. poate contribui mult la crearea unui aspect lustruit. Aplicațiile moderne de e-mail ar trebui să vă permită să vă centrați sigla și să scrieți text sub ea sau să aliniați sigla la stânga, cu text la dreapta. Oricum ar fi, e-mailurile dvs. vor părea imediat mai profesionale, iar cititorii vor avea un timp mai ușor de a vă conecta la compania dvs.
De asemenea, când vine vorba de o semnătură de e-mail, mai puțin este mai mult. Respectați elementele de bază: numele și poziția dvs., numărul de telefon și, dacă este cazul, pictogramele simple pentru social media. Mărci precum Twitter, Facebook și Instagram au toate pagini de resurse cu pictograme pe care le puteți adăuga la semnătură, care vor face legătura cu profilul (profilurile) dvs.
Alternativ, există o varietate de generatoare de semnături, cum ar fi WiseStamp, care vă vor ajuta să construiți o semnătură profesională în câteva minute.
5. Corectați-vă e-mailurile
Acesta poate fi un obicei greu de construit, mai ales pentru cei dintre noi care scriu 30 sau 40 de e-mailuri pe zi, dar va face o diferență semnificativă în cât de bine comunicați. Greșelile de ortografie, greșelile de scris și gramatica incorectă vor face ca e-mailul dvs. (și dvs., prin extensie) să păreați mai puțin profesionist.
Nu ezitați să căutați o gramatică bună și un ajutor de scris. Gramatic, de exemplu, este o extensie de browser pe care mulți o consideră utilă pentru a prinde astfel de greșeli. Cu toate acestea, aveți grijă să nu vă bazați numai pe mijloace de scris automate. În continuare, ar trebui să vă corectați e-mailul de la început până la sfârșit.
6. Evitați puful și umplutura
La fel ca dvs., majoritatea oamenilor au un flux nesfârșit de e-mailuri primite. În afară de un salut simplu și de o închidere politicoasă, păstrați lucrurile cât mai directe și mai simple posibil. Acordați o atenție deosebită repetărilor, propozițiilor executate și completării.
Scrierea unui e-mail nu înseamnă a vorbi: textul rămâne pe ecran, accesibil oricând cititorilor. Nu este nevoie să menționați mai multe ori decât să faceți mai multe referințe la același produs sau concept.
După cum sa discutat, folosind formatare pentru accent și hyperlinkuri către documente de referință, vă puteți simplifica foarte mult textul pentru un e-mail mai eficient.
rezumat
Scrierea de e-mailuri de afaceri excelente nu ar trebui să fie stresantă sau consumatoare de timp, deși este nevoie de practică. Aceste șase sfaturi simple vă vor ajuta să creați e-mailuri care să fie mai clare și mai ușor de citit și de înțeles și să aibă un aspect mai profesional.
Crearea de e-mailuri profesionale cu încredere și în timp util este o abilitate care poate fi învățată și îmbunătățită ca oricare alta. Există multe resurse disponibile online, inclusiv șabloane de e-mail gratuite de utilizat ca inspirație și care pot facilita sarcina.
- Am prezentat cei mai buni furnizori de e-mail siguri.
