Multe companii se confruntă cu cea mai dramatică schimbare în modul în care lucrăm în decenii - dacă nu chiar în istoria umană recentă. Nu de la pandemia din 1919, lumea a experimentat o schimbare colosală și bruscă în modul și locul în care lucrează angajații și modul în care se conectează între ei.
Există indicii despre unele vești bune. Într-o zi, vom reveni la normal și există unele semne că pandemia scade în unele zone. Cu toate acestea, există și semne că pandemia câștigă teren în locuri precum Franța și Japonia. Un lucru este sigur - angajații vor lucra acasă pentru un viitor previzibil și este înțelept să dezvolți planuri pe termen lung. Aceste sfaturi vă pot ajuta să dezvoltați o strategie acum, în loc să sperați că problema va dispărea.
1. Elaborați o strategie robustă de comunicare video
Prima prioritate, mai presus de orice, este blocarea într-un instrument de conferință video pe care îl folosește toată lumea. Acesta este primul pas, deoarece fiecare companie trebuie să-și dea seama cum să comunice într-un mod care să reproducă contactul personal. Există motive de sănătate mintală pentru angajați, motive de continuitate a activității - și motive financiare în ceea ce privește compania. Fără o modalitate standard de conectare prin video - fie că este vorba de unul la unu, în grupuri mai mici sau ca o companie întreagă - vor apărea probleme imediate. În mod curios, multe companii nu au făcut încă acest lucru și se bazează pe mai multe aplicații de chat video, cum ar fi Skype, Zoom și chiar Apple FaceTime.
Problema este că adesea nu există o strategie pentru modul în care funcționează - cine a plătit conturi în organizație, dacă există standarde de securitate sau dacă aplicația de chat video rulează pe dispozitive acceptate. Adesea nu este documentat și există puține comunicări, mai ales pentru că această trecere masivă la munca la distanță ne-a luat pe mulți dintre noi prin surprindere. Chiar dacă există unele aplicații standard și o comunicare bună, nu este suficient de robust pentru a face față unor probleme cum ar fi o întâlnire completă a companiei sau o metodă de comunicare a informațiilor urgente.
2. Realizați un angajat ermetic de muncă de la domiciliu
Experții legali au declarat.com că un contract de telecomunicații nu mai este opțional. Problema este că multe companii nu aveau una în loc pentru toți lucrătorii înainte de pandemie sau nu a abordat în totalitate problema. Majoritatea au experimentat ici și colo cu aranjamente de lucru la distanță, dar nu la această scară. Este important să dezvoltați un contract ca parte a planificării dvs. pe termen lung, începând cu o secțiune despre sănătatea și siguranța angajaților. Acest lucru îi protejează și clarifică poziția companiei, dar protejează și angajatorul din punctul de vedere al responsabilității companiei pentru bunăstarea angajaților. (Potrivit experților juridici, o afacere trebuie să se asigure că angajatul are un mediu de lucru sigur și sănătos, chiar și de acasă.)
Contractul ar trebui să se extindă în multe alte domenii. Ar trebui să răspundă la întrebări precum: cine este responsabil pentru orice serviciu de bandă largă pentru afaceri și cu ce cost? Dacă un laptop de afaceri emis de angajați este deteriorat, cine ar trebui să plătească reparațiile și cât de repede? Câte ore ar trebui să lucreze angajatul și cât de flexibil este aranjamentul în ceea ce privește timpul lor în timpul zilei? Cu cât contractul poate clarifica mai mult ce înseamnă munca de acasă, cu atât mai bine. De asemenea, este important să nu vă grăbiți cu acest acord - pentru un scenariu pe termen lung de la domiciliu, în care toată lumea este îndepărtată, contractul ar trebui să fie suficient de robust pentru a face față furtunii de-a lungul multor luni sau chiar al unui an de muncă la distanță.
3. Reduceți aplicațiile și instrumentele pe care le utilizați pentru eficientizarea activității la distanță
Una dintre realizările bruște pentru multe companii este că s-au bazat pe prea multe aplicații și servicii de afaceri. Există companii care au permis mai multe servicii de stocare în cloud, cum ar fi Dropbox și Microsoft Onedrive, pentru diferite echipe, în plus față de stocarea în cloud pe care o oferă folosind propriul centru de date sau de la Amazon. Aceasta era deja o situație confuză înainte de pandemie. Scuza companiei a fost că a ajutat forța de muncă să devină mobilă și să rămână conectată.
Nu mai. Pletora de aplicații utilizate de angajați (fie sancționate de companie sau nu) a creat și mai multă confuzie și haos, în special pentru biroul dvs. de asistență și managementul IT. Nu numai că este dificil să susții atât de multe aplicații, dar și angajații sunt confuzi și mai puțin productivi. În decursul unei zile, ar putea să comute între Microsoft Teams și Slack, să participe la un apel Skype și apoi să utilizeze Zoom pe iPhone-ul lor pentru o altă întâlnire. Creează un mediu agitat de lucru de acasă. Conceptul vechi de „desktop standard” a devenit brusc mult mai important chiar și pentru companiile mai mici cu o atitudine „orice merge”. Este mult mai bine să vă conectați la o suită mai previzibilă de aplicații și servicii.
4. Sănătate mintală
Există un ultim punct de făcut cu privire la impactul pe termen lung al conducerii unei companii cu o forță de muncă la distanță. Este esențial să vă gândiți la sănătatea mintală. Munca de acasă timp de o săptămână sau două nu este prea dramatică, dar atunci când angajații lucrează de la distanță timp de luni de zile, poate crea tensiuni și stres care nu existau înainte. Chiar și cei care au lucrat de acasă de ani sau decenii ar putea fi surprinși de impactul asupra sănătății mintale a muncii acasă atunci când nu aveți voie să vă întâlniți cu oamenii la o cafenea sau să mergeți la cumpărături la mall ca un răgaz.
Orice strategie pe termen lung ar trebui să abordeze această problemă. Pot exista modalități de a introduce o anumită ușurință în ziua de lucru, de a adăuga timp suplimentar la întâlnirile Zoom pentru a „trage briza” sau a bea cafea împreună. S-ar putea să vă gândiți să trimiteți pachete suplimentare de îngrijire angajaților sau să țineți mai multe sesiuni Facebook Live în loc să vă întâlniți numai prin Skype sau Zoom.
Nu ar trebui să fie un supliment minor la strategia dvs. de afaceri, ci central - cum să păstrați angajații angajați și concentrați, cum să le oferiți pauze și marje adecvate, cum să dezvoltați relații personale și să vă îngrijiți fără așteptări de lucru constante. Angajații care se distrează împreună - chiar și de la distanță - lucrează mai bine împreună.
- Am prezentat cel mai bun software de productivitate
- VPN-uri cu acces la distanță - care sunt acestea și care este cel mai bun